Mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng là văn bản thường được các bên sử dụng để ghi nhận việc kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng, đồng thời xác định rõ thời gian gia hạn, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên cũng như các nội dung liên quan.
I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng
Mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng được sử dụng phổ biến khi các bên có nhu cầu tiếp tục duy trì quan hệ hợp đồng nhưng thời hạn đã thỏa thuận ban đầu sắp kết thúc hoặc không còn phù hợp với tiến độ thực hiện thực tế. Việc gia hạn giúp các bên có thêm thời gian hoàn thành quyền và nghĩa vụ đã cam kết mà không nhất thiết phải ký lại toàn bộ hợp đồng.
Trong thực tế, việc gia hạn có thể phát sinh đối với nhiều loại hợp đồng như hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng hợp tác hoặc hợp đồng giữa doanh nghiệp với đối tác. Tuy nhiên, nếu thỏa thuận gia hạn không xác định rõ thời gian gia hạn, phạm vi nghĩa vụ tiếp tục thực hiện và các điều khoản được giữ nguyên hoặc thay đổi, các bên có thể phát sinh tranh chấp về hiệu lực và trách nhiệm thực hiện hợp đồng.
Vì vậy, việc xây dựng mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng rõ ràng, phù hợp với hợp đồng ban đầu và đúng thẩm quyền ký kết là vấn đề các bên cần đặc biệt lưu ý.
II. Tìm hiểu về mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng
Mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng là văn bản được các bên sử dụng để ghi nhận việc tiếp tục kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng đã giao kết. Việc lập thỏa thuận cần thể hiện rõ thời gian gia hạn, phạm vi nghĩa vụ tiếp tục thực hiện và cách xử lý các nội dung khác của hợp đồng nhằm hạn chế tranh chấp.
1. Mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng được hiểu như thế nào theo quy định pháp luật hiện hành?
Mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng có thể hiểu là văn bản ghi nhận sự thống nhất của các bên về việc kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng so với thời hạn đã được xác định trong hợp đồng ban đầu.
Về bản chất, đây là một thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hợp đồng. Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể được sửa đổi theo thỏa thuận của các bên; việc sửa đổi hợp đồng phải tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu nếu pháp luật có quy định.
Do đó, việc gia hạn cần được thực hiện khi hợp đồng ban đầu vẫn còn hiệu lực và phải bảo đảm phù hợp với thỏa thuận của các bên cũng như quy định pháp luật chuyên ngành.
2. Những đặc điểm nhận dạng cơ bản của một mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng chuẩn pháp lý là gì?
Một mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng cần thể hiện được sự thống nhất tự nguyện của các bên về việc tiếp tục thực hiện hợp đồng.
Về nội dung, văn bản thường có các đặc điểm cơ bản:
- Xác định rõ hợp đồng được gia hạn;
- Ghi nhận thời hạn gia hạn cụ thể;
- Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc thời gian gia hạn;
- Nêu rõ các điều khoản của hợp đồng cũ tiếp tục được giữ nguyên;
- Quy định những điều khoản được sửa đổi, bổ sung nếu có;
- Xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong thời gian gia hạn;
- Có chữ ký của người có thẩm quyền đại diện cho các bên.
Đặc biệt, nếu hợp đồng ban đầu được lập theo hình thức nhất định thì thỏa thuận gia hạn cũng cần xem xét yêu cầu về hình thức tương ứng.
3. Đối tượng nào được phép lập và ký kết mẫu thoả thuận gia hạn hợp đồng?
Về nguyên tắc, các bên đã ký kết hợp đồng ban đầu là chủ thể có quyền thỏa thuận việc gia hạn hợp đồng, với điều kiện người ký có đầy đủ năng lực và thẩm quyền.
Đối với doanh nghiệp, người ký thỏa thuận phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trường hợp người ký không có thẩm quyền, thỏa thuận gia hạn có thể phát sinh rủi ro về hiệu lực và khả năng ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Nếu hợp đồng liên quan đến nhiều chủ thể hoặc quyền, nghĩa vụ đã được chuyển giao cho bên thứ ba thì cần kiểm tra thêm tư cách của các bên trước khi ký thỏa thuận gia hạn.
4. Các nội dung bắt buộc phải có trong mẫu thoả thuận gia hạn hợp đồng để bảo vệ quyền lợi các bên là gì?
Một thỏa thuận gia hạn nên quy định đầy đủ các nội dung để tránh việc các bên hiểu khác nhau về phạm vi gia hạn. Các nội dung quan trọng gồm:
- Thứ nhất, thông tin các bên: Họ tên/tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh và người đại diện ký kết.
- Thứ hai, thông tin hợp đồng được gia hạn: Số hợp đồng, ngày ký, đối tượng và các điều khoản liên quan trực tiếp đến thời hạn thực hiện.
- Thứ ba, thời gian gia hạn: Cần ghi rõ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc, tránh cách diễn đạt chung chung như “gia hạn thêm một thời gian”.
- Thứ tư, quyền và nghĩa vụ trong thời gian gia hạn: Xác định những nghĩa vụ nào tiếp tục được thực hiện, nghĩa vụ nào được điều chỉnh và thời hạn thực hiện tương ứng.
- Thứ năm, hiệu lực của các điều khoản còn lại: Ghi nhận rõ các nội dung của hợp đồng ban đầu không được sửa đổi vẫn tiếp tục có giá trị.
- Thứ sáu, xử lý vi phạm và tranh chấp: Quy định trách nhiệm do tiếp tục chậm thực hiện nghĩa vụ, phạt vi phạm, bồi thường và phương thức giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
- Thứ bảy, hiệu lực của thỏa thuận: Ghi rõ ngày có hiệu lực, số lượng bản và giá trị pháp lý của các bản được ký.
Những nội dung này giúp xác định rõ phạm vi gia hạn và hạn chế tranh chấp về việc gia hạn toàn bộ hợp đồng hay chỉ gia hạn một nghĩa vụ, một giai đoạn hoặc một phần công việc cụ thể.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng
Việc gia hạn hợp đồng về bản chất là sự thống nhất của các bên nhằm kéo dài thời gian thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã cam kết. Do đó, mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng cần bảo đảm điều kiện về chủ thể, nội dung, hình thức và thẩm quyền ký kết; đồng thời phải xác định rõ trách nhiệm nếu một bên không thực hiện đúng cam kết sau khi gia hạn.
1. Điều kiện thực hiện ký kết mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng hợp pháp là gì?
Theo Điều 117 và Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch và hợp đồng phải đáp ứng các điều kiện về chủ thể có năng lực phù hợp, sự tự nguyện của các bên, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
Đối với thỏa thuận gia hạn, các bên cần lưu ý:
- Có sự thống nhất của các bên: Một bên không thể tự ý gia hạn hợp đồng nếu hợp đồng hoặc pháp luật không có quy định cho phép.
- Người ký phải có thẩm quyền: Đối với doanh nghiệp, người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Thời hạn gia hạn phải được xác định rõ: Nên ghi cụ thể ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời gian gia hạn.
- Nội dung gia hạn không được trái pháp luật: Đặc biệt với các hợp đồng thuộc lĩnh vực kinh doanh có điều kiện hoặc chịu sự điều chỉnh của luật chuyên ngành.
- Bảo đảm yêu cầu về hình thức: Theo Điều 119 và Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được lập bằng văn bản, công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì thỏa thuận sửa đổi, gia hạn cũng cần tuân thủ yêu cầu tương ứng.
Vì vậy, thỏa thuận gia hạn nên ghi rõ hợp đồng nào được gia hạn, gia hạn trong thời gian bao lâu và những điều khoản nào của hợp đồng cũ tiếp tục được áp dụng.
2. Trình tự thực hiện gia hạn hợp đồng thông qua mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng diễn ra qua các bước nào?
Các bên có thể thực hiện theo trình tự gia hạn hợp đồng thông qua mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng sau:
- Rà soát hợp đồng ban đầu
- Xác định nhu cầu và thời gian gia hạn
- Thống nhất nội dung sửa đổi, bổ sung
- Soạn thảo mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng
- Kiểm tra thẩm quyền của người ký và hình thức văn bản
- Các bên ký thỏa thuận
- Tiếp tục thực hiện hợp đồng theo thời hạn đã gia hạn
Trước khi ký, cần kiểm tra các điều khoản về thời hạn, giá trị hợp đồng, thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường, chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp để xác định nội dung nào được tiếp tục áp dụng.
Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, khi sửa đổi hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận sửa đổi một hoặc một số nội dung; các nội dung không được sửa đổi về nguyên tắc vẫn tiếp tục được thực hiện. Vì vậy, thỏa thuận gia hạn nên có điều khoản xác nhận rõ các nội dung khác của hợp đồng ban đầu vẫn giữ nguyên hiệu lực.
3. Biện pháp chế tài xử lý được áp dụng ra sao nếu một bên vi phạm cam kết trong mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng?
Nếu một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ sau khi hợp đồng được gia hạn, trách nhiệm của bên vi phạm được xác định dựa trên nội dung thỏa thuận, loại hợp đồng và pháp luật áp dụng.
Đối với hợp đồng dân sự, bên bị vi phạm có thể yêu cầu thực hiện đúng nghĩa vụ, yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc áp dụng các quyền khác theo Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015 về trách nhiệm dân sự do vi phạm nghĩa vụ.
Nếu các bên có thỏa thuận phạt vi phạm, mức phạt được thực hiện theo thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định giới hạn. Đối với hợp đồng thương mại, Điều 300 và Điều 301 Luật Thương mại 2005 quy định về phạt vi phạm và mức phạt; theo đó, mức phạt thông thường không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bên bị vi phạm cũng có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật. Đối với quan hệ thương mại, Điều 302 Luật Thương mại 2005 xác định thiệt hại được bồi thường bao gồm tổn thất thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng.
Ngoài ra, tùy tính chất hợp đồng và mức độ vi phạm, các bên có thể áp dụng các chế tài như buộc thực hiện đúng hợp đồng, đình chỉ thực hiện, hủy bỏ hợp đồng hoặc các biện pháp khác theo thỏa thuận và pháp luật áp dụng. Đối với hợp đồng thương mại, các chế tài này được quy định tại Điều 292 Luật Thương mại 2005.
Do đó, khi soạn mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng, nên quy định cụ thể trách nhiệm do vi phạm trong thời gian gia hạn để có cơ sở xử lý nếu một bên tiếp tục chậm thực hiện, không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng
Trong thực tế, việc gia hạn hợp đồng có thể phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến thẩm quyền ký kết, hình thức thỏa thuận, thời hiệu khởi kiện và hậu quả khi văn bản gia hạn không đáp ứng điều kiện có hiệu lực. Dưới đây là những vấn đề các bên cần đặc biệt lưu ý.
1. Thẩm quyền giải quyết và phê duyệt mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng trong doanh nghiệp thuộc về ai?
Về nguyên tắc, thẩm quyền ký kết thỏa thuận gia hạn thuộc về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Tuy nhiên, việc phê duyệt nội bộ còn phụ thuộc vào Điều lệ doanh nghiệp, quy chế quản lý và phân cấp thẩm quyền. Đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc thuộc giao dịch phải được Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu thông qua, doanh nghiệp cần thực hiện bước phê duyệt tương ứng trước khi ký.
Vì vậy, không nên chỉ kiểm tra chữ ký mà cần rà soát cả thẩm quyền phê duyệt và văn bản ủy quyền để hạn chế tranh chấp về hiệu lực của thỏa thuận.
2. Mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng có bắt buộc phải lập thành văn bản hay có thể thể hiện qua email, tin nhắn?
Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; giao dịch thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu cũng được coi là giao dịch bằng văn bản.
Do đó, email hoặc tin nhắn có thể là căn cứ thể hiện sự thỏa thuận gia hạn nếu chứng minh được nội dung, chủ thể gửi, chủ thể nhận và sự đồng ý của các bên.
Tuy nhiên, nếu hợp đồng ban đầu hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu việc sửa đổi, gia hạn phải tuân thủ một hình thức nhất định thì các bên vẫn phải đáp ứng yêu cầu đó. Vì vậy, để hạn chế tranh chấp, việc lập văn bản thỏa thuận gia hạn có chữ ký của các bên vẫn là phương án an toàn hơn.
3. Quy định về thời hiệu khởi kiện tranh chấp phát sinh từ mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng được tính từ khi nào?
Thời hiệu khởi kiện phụ thuộc vào loại tranh chấp. Đối với tranh chấp hợp đồng dân sự, Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hiệu khởi kiện là 03 năm, kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.
Đối với tranh chấp kinh doanh, thương mại thuộc phạm vi Luật Thương mại 2005, Điều 319 Luật Thương mại 2005 quy định thời hiệu khởi kiện là 02 năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.
Do đó, không nên mặc nhiên tính thời hiệu từ ngày ký mẫu thỏa thuận gia hạn. Cần xác định thời điểm phát sinh hành vi vi phạm và thời điểm bên có quyền biết hoặc phải biết quyền lợi của mình bị xâm phạm.
4. Hành vi tự ý thay đổi nội dung mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng mà không có sự đồng ý của bên còn lại bị xử lý thế nào?
Một bên không thể tự ý sửa đổi nội dung thỏa thuận gia hạn nếu không có sự đồng ý của bên còn lại, trừ trường hợp hợp đồng hoặc pháp luật có quy định khác.
Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, việc sửa đổi hợp đồng phải dựa trên sự thỏa thuận của các bên. Vì vậy, nội dung do một bên tự ý thay đổi về thời hạn, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán hoặc nghĩa vụ của bên kia về nguyên tắc không làm phát sinh nghĩa vụ đối với bên không đồng ý.
Nếu việc tự ý sửa đổi đồng thời gây thiệt hại cho bên còn lại, bên bị ảnh hưởng có thể yêu cầu khôi phục quyền lợi, thực hiện đúng thỏa thuận và yêu cầu bồi thường nếu đáp ứng các điều kiện về trách nhiệm dân sự.
5. Hệ quả pháp lý khi mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng bị Tòa án tuyên bố vô hiệu do vi phạm hình thức là gì?
Theo Điều 407 Bộ luật Dân sự 2015, quy định về giao dịch dân sự vô hiệu cũng được áp dụng đối với hợp đồng vô hiệu.
Khi thỏa thuận gia hạn bị tuyên vô hiệu, về nguyên tắc, các bên khôi phục lại tình trạng ban đầu và hoàn trả cho nhau những gì đã nhận theo Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015. Nếu không thể hoàn trả bằng hiện vật thì phải hoàn trả bằng tiền; bên có lỗi gây thiệt hại phải bồi thường.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải mọi vi phạm về hình thức đều đương nhiên dẫn đến hợp đồng vô hiệu. Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015 có cơ chế cho phép Tòa án công nhận hiệu lực của giao dịch trong một số trường hợp khi các bên đã thực hiện ít nhất hai phần ba nghĩa vụ. Vì vậy, khi đánh giá hiệu lực của thỏa thuận gia hạn cần xem xét cả hình thức, nội dung và mức độ thực hiện nghĩa vụ trên thực tế.
V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến mẫu thỏa thuận gia hạn hợp đồng?
Việc gia hạn hợp đồng tưởng như đơn giản nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ, thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường và quyền chấm dứt hợp đồng. Nếu thỏa thuận được lập không đúng thẩm quyền hoặc không xác định rõ phạm vi gia hạn, tranh chấp có thể phát sinh ngay cả khi các bên đã ký văn bản.
NPLaw có thể hỗ trợ rà soát hợp đồng ban đầu, xác định phương án gia hạn phù hợp, soạn thảo thỏa thuận gia hạn và tư vấn phương án xử lý khi phát sinh tranh chấp, giúp doanh nghiệp bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
