Mẫu giấy thỏa thuận dân sự: nội dung và giá trị pháp lý cần biết

Mẫu giấy thỏa thuận dân sự được sử dụng phổ biến để ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về quyền, nghĩa vụ, thanh toán, bồi thường hoặc thực hiện một công việc nhất định. Tuy nhiên, không phải mọi giấy thỏa thuận đều có giá trị pháp lý như nhau. Bài viết dưới đây của NPLaw phân tích điều kiện có hiệu lực, nội dung cần có, trường hợp sử dụng, trách nhiệm khi vi phạm và những lưu ý quan trọng khi lập giấy thỏa thuận dân sự theo quy định pháp luật Việt Nam.

I. Vì sao mẫu giấy thỏa thuận dân sự được nhiều cá nhân lựa chọn trong các giao dịch hiện nay?

Trong thực tế, nhiều quan hệ dân sự được hình thành từ sự thống nhất ý chí giữa các bên nhưng không phải trường hợp nào cũng cần một hợp đồng có cấu trúc phức tạp. Vì vậy, mẫu giấy thỏa thuận dân sự thường được lựa chọn để ghi nhận ngắn gọn nhưng tương đối rõ ràng quyền và nghĩa vụ mà các bên đã thống nhất.

Theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân, pháp nhân được tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận; những cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên. Đồng thời, khoản 5 Điều 3 cũng xác định chủ thể phải tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ dân sự. Từ quy định này có thể thấy, việc lập văn bản thỏa thuận có ý nghĩa đặc biệt trong việc chuyển nội dung thống nhất của các bên thành một tài liệu có thể kiểm tra, đối chiếu khi thực hiện. Chẳng hạn, thay vì chỉ thỏa thuận bằng lời nói về thời hạn trả tiền, các bên có thể lập văn bản ghi rõ số tiền, thời điểm thanh toán, phương thức thanh toán và trách nhiệm nếu chậm thực hiện. Mặt khác, Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 cho phép tài liệu đọc được, dữ liệu điện tử và nhiều loại tài liệu khác được sử dụng làm nguồn chứng cứ khi đáp ứng điều kiện luật định. Do đó, một giấy thỏa thuận được lập và lưu giữ đúng cách có thể trở thành tài liệu quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp.

Như vậy, việc lập mẫu giấy thỏa thuận dân sự không chỉ giúp các bên ghi nhớ cam kết mà còn góp phần xác định rõ quyền, nghĩa vụ và tạo cơ sở chứng minh khi cần bảo vệ quyền dân sự.

II. Tìm hiểu về mẫu giấy thỏa thuận dân sự

Để sử dụng đúng mẫu giấy thỏa thuận dân sự, trước hết cần phân biệt tên gọi của văn bản với bản chất pháp lý của giao dịch và xác định những nội dung cần thiết phải thể hiện.

1. Mẫu giấy thỏa thuận dân sự là gì?

Pháp luật hiện hành không quy định một loại văn bản bắt buộc có tên gọi chính thức là mẫu giấy thỏa thuận dân sự. Đây là cách gọi phổ biến trong thực tiễn đối với văn bản mà các bên lập ra nhằm ghi nhận sự thống nhất về một hoặc một số quyền, nghĩa vụ dân sự cụ thể. Như vậy, mẫu giấy thỏa thuận dân sự chủ yếu là cách gọi theo thực tiễn; giá trị pháp lý của văn bản phải được xác định dựa trên bản chất, nội dung và điều kiện có hiệu lực của giao dịch.

2. Giấy thỏa thuận dân sự có những đặc điểm nào khác với hợp đồng dân sự?

Giữa giấy thỏa thuận dân sự và hợp đồng dân sự có sự tương đồng rất lớn về bản chất pháp lý. Vì vậy, khi phân biệt hai loại văn bản này, cần căn cứ vào nội dung và mục đích của giao dịch thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

Trong thực tiễn, hợp đồng thường được xây dựng tương đối đầy đủ, có thể bao gồm đối tượng, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp. Đây cũng là những nội dung được Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 đề cập khi quy định về nội dung hợp đồng. Trong khi đó, giấy thỏa thuận dân sự thường được sử dụng để ghi nhận một hoặc một số vấn đề cụ thể mà các bên đã thống nhất, chẳng hạn thỏa thuận về thời hạn trả nợ, phương án bồi thường, xác nhận công nợ hoặc sửa đổi một nội dung của giao dịch trước đó. Tuy nhiên, nếu nội dung của giấy thỏa thuận đã bao quát đầy đủ việc xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên thì văn bản này vẫn có thể mang bản chất của một hợp đồng.

Điều quan trọng là giao dịch phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, bao gồm yêu cầu về chủ thể, sự tự nguyện, mục đích và nội dung hợp pháp; đồng thời phải tuân thủ quy định về hình thức tại Điều 119 nếu pháp luật yêu cầu.

Như vậy, điểm khác biệt chủ yếu giữa giấy thỏa thuận dân sự và hợp đồng nằm ở cách thức sử dụng, phạm vi và mức độ chi tiết của văn bản; không thể chỉ căn cứ vào tên gọi để xác định giá trị pháp lý của giao dịch.

3. Những trường hợp nào thường sử dụng mẫu giấy thỏa thuận dân sự?

Trong đời sống, nhiều giao dịch có nội dung tương đối đơn giản nhưng các bên vẫn cần một văn bản để xác nhận rõ trách nhiệm và tránh tranh chấp về sau. Đây là những trường hợp mẫu giấy thỏa thuận dân sự được sử dụng khá phổ biến.

Giấy thỏa thuận dân sự thường phù hợp với những giao dịch hoặc vấn đề mà các bên cần ghi nhận rõ một hoặc một số cam kết cụ thể, nhưng không nhất thiết phải xây dựng một văn bản hợp đồng dài và phức tạp. Trên thực tế, các bên có thể lập giấy thỏa thuận để xác nhận việc vay, mượn tài sản; thống nhất phương án trả nợ; thỏa thuận đặt cọc; phân chia hoặc thanh toán chi phí; thỏa thuận bồi thường thiệt hại; gia hạn thời hạn thực hiện nghĩa vụ; sửa đổi một điều khoản của hợp đồng đã ký; thỏa thuận chấm dứt hợp đồng hoặc xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ.

Do đó, giấy thỏa thuận dân sự có thể được sử dụng trong nhiều quan hệ đời sống, nhưng cần xác định đúng bản chất giao dịch và kiểm tra yêu cầu pháp luật chuyên ngành trước khi lựa chọn mẫu.

4. Một mẫu giấy thỏa thuận dân sự cần thể hiện những nội dung nào?

Pháp luật không ban hành một mẫu thống nhất áp dụng cho tất cả các loại giấy thỏa thuận dân sự. Nội dung văn bản cần được xây dựng phù hợp với đối tượng, mục đích và nghĩa vụ mà các bên muốn xác lập.

Căn cứ Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể thỏa thuận về đối tượng; số lượng, chất lượng; giá và phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm và phương thức thực hiện; quyền và nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng nội dung cho một giấy thỏa thuận có bản chất là hợp đồng.

Về thực tế, văn bản nên thể hiện ngày, tháng, năm và địa điểm lập; họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, địa chỉ và thông tin liên hệ của các bên. Nếu một bên là tổ chức thì cần xác định tên, mã số doanh nghiệp, trụ sở, người đại diện và căn cứ đại diện. Tiếp đó, cần mô tả cụ thể mục đích và nội dung thỏa thuận, tài sản hoặc công việc liên quan, số tiền phải thanh toán, phương thức thanh toán, thời hạn thực hiện và quyền, nghĩa vụ tương ứng của từng bên. Đối với giao dịch có giá trị lớn, việc mô tả càng cụ thể càng giúp hạn chế tranh chấp về sau. Văn bản cũng nên quy định trách nhiệm khi vi phạm. Cuối cùng, cần có điều khoản về sửa đổi, chấm dứt, giải quyết tranh chấp, hiệu lực của văn bản và chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên. Đối với giao dịch có tính chất phức tạp hoặc giá trị lớn, có thể cân nhắc người làm chứng hoặc công chứng, chứng thực nếu pháp luật hoặc nhu cầu bảo đảm chứng cứ của các bên đặt ra.

Như vậy, một mẫu giấy thỏa thuận dân sự càng cụ thể về chủ thể, đối tượng, thời hạn, phương thức thực hiện và trách nhiệm khi vi phạm thì càng có giá trị trong việc xác định quyền, nghĩa vụ của các bên.

III. Quy định của pháp luật về mẫu giấy thỏa thuận dân sự

Để xác định một giấy thỏa thuận dân sự có giá trị đến đâu, cần đặt văn bản trong tổng thể các quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về giao dịch dân sự, nghĩa vụ và hợp đồng.

1. Giấy thỏa thuận dân sự có được pháp luật công nhận giá trị hay không?

Giấy thỏa thuận dân sự được pháp luật công nhận nếu nội dung và cách thức xác lập đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Tên gọi giấy thỏa thuận không làm mất giá trị pháp lý của văn bản.

Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập; chủ thể tham gia hoàn toàn tự nguyện; mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Trường hợp pháp luật quy định về hình thức là điều kiện có hiệu lực thì giao dịch còn phải đáp ứng yêu cầu về hình thức đó. Bên cạnh đó, Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Đối với giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu thì được coi là giao dịch bằng văn bản; tuy nhiên, nếu pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì các bên vẫn phải thực hiện đúng quy định.

Như vậy, pháp luật công nhận giá trị của giấy thỏa thuận dân sự khi giao dịch đáp ứng đầy đủ điều kiện có hiệu lực và không thuộc trường hợp phải tuân thủ hình thức đặc biệt mà các bên chưa thực hiện.

2. Việc xác lập giấy thỏa thuận dân sự cần đáp ứng những nguyên tắc nào?

Khi xác lập giấy thỏa thuận dân sự, các bên phải bảo đảm sự bình đẳng, tự nguyện, thiện chí, trung thực; không được vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác.

Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận nguyên tắc bình đẳng giữa các bên; quyền tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận; nguyên tắc thiện chí, trung thực và trách nhiệm tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ dân sự. Đồng thời, việc xác lập, thực hiện và chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự không được xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng hoặc quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Bên cạnh đó, Điều 10 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về việc hạn chế quyền dân sự trong trường hợp chủ thể lạm dụng quyền của mình để gây thiệt hại cho người khác hoặc vi phạm nghĩa vụ của mình. Đặc biệt, sự tự nguyện là yếu tố cần được chú ý khi lập văn bản. Nếu một bên ký giấy thỏa thuận do bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì hiệu lực của giao dịch có thể bị ảnh hưởng theo các quy định tương ứng của Bộ luật Dân sự 2015 về giao dịch vô hiệu.

Do đó, khi lập mẫu giấy thỏa thuận dân sự, các bên không chỉ cần thống nhất nội dung mà còn phải bảo đảm quá trình xác lập diễn ra tự nguyện, minh bạch và phù hợp với pháp luật.

3. Các bên tham gia thỏa thuận có những quyền và nghĩa vụ gì?

Mỗi bên có quyền yêu cầu bên còn lại thực hiện đúng, đầy đủ và đúng thời hạn nghĩa vụ đã cam kết; đồng thời phải thực hiện phần nghĩa vụ của mình một cách thiện chí, trung thực và đúng thỏa thuận. Cụ thể:

Điều 278 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hạn thực hiện nghĩa vụ được xác định theo thỏa thuận, theo quy định pháp luật hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, Điều 280 Bộ luật dân sự 2015 quy định nguyên tắc thực hiện nghĩa vụ, theo đó bên có nghĩa vụ phải thực hiện đúng địa điểm, thời hạn và phương thức đã xác định tùy từng trường hợp. Sau khi thỏa thuận có hiệu lực, các bên phải tôn trọng cam kết của mình. Đối với hợp đồng, Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 xác định từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với nhau theo cam kết.

Như vậy, quyền yêu cầu thực hiện nghĩa vụ luôn đi kèm với nghĩa vụ tôn trọng và thực hiện đúng cam kết; một bên không thể tùy ý từ bỏ hoặc thay đổi nghĩa vụ chỉ vì sau khi ký kết phát sinh sự bất tiện cho mình.

4. Khi một bên không thực hiện đúng nội dung đã thỏa thuận thì được xử lý như thế nào?

Việc một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nội dung giấy thỏa thuận có thể làm phát sinh trách nhiệm dân sự. Tuy nhiên, cách xử lý cụ thể phải căn cứ vào loại nghĩa vụ, mức độ vi phạm, thiệt hại thực tế và nội dung mà các bên đã cam kết. Khi một bên không thực hiện đúng nội dung đã thỏa thuận thì có thể được xử lý như sau:

- Yêu cầu tiếp tục thực hiện nghĩa vụ theo Điều 352 Bộ luật Dân sự 2015.

- Phạt vi phạm theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó, bên vi phạm nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm.

- Bồi thường thiệt hại: Nếu nghĩa vụ bị vi phạm gây thiệt hại thì Điều 360 Bộ luật Dân sự 2015 là căn cứ để xem xét trách nhiệm bồi thường. 

- Đối với nghĩa vụ trả tiền, Điều 357 Bộ luật Dân sự 2015 quy định bên chậm trả phải trả lãi đối với số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả theo mức lãi suất do pháp luật quy định hoặc theo thỏa thuận hợp pháp của các bên.

- Hủy bỏ hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015 hoặc đơn phương hủy bỏ hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015. 

Nếu các bên không thể tự giải quyết, bên có quyền có thể yêu cầu Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật.

Như vậy, khi một bên vi phạm giấy thỏa thuận dân sự, bên còn lại không nên chỉ dựa vào nội dung cam kết mà cần xác định đầy đủ căn cứ phát sinh trách nhiệm, thiệt hại và chứng cứ để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về mẫu giấy thỏa thuận dân sự

Việc sử dụng mẫu giấy thỏa thuận dân sự thường phát sinh nhiều câu hỏi liên quan đến giá trị pháp lý, hình thức, thời hạn và khả năng sử dụng văn bản khi có tranh chấp.

1. Mẫu giấy thỏa thuận dân sự có thể thay thế hợp đồng trong mọi trường hợp không?

Không phải mọi trường hợp đều có thể sử dụng giấy thỏa thuận dân sự thay cho một loại hợp đồng hoặc văn bản mà pháp luật yêu cầu.

Theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, nếu luật yêu cầu giao dịch phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì các bên phải thực hiện đúng yêu cầu đó. Vì vậy, việc các bên cùng ký một giấy thỏa thuận viết tay không đương nhiên thay thế được công chứng, chứng thực hoặc đăng ký khi pháp luật bắt buộc phải có.

2. Giấy thỏa thuận dân sự viết tay có giá trị pháp lý không?

Giấy thỏa thuận dân sự viết tay có thể có giá trị pháp lý nếu giao dịch đáp ứng điều kiện tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 và hình thức viết tay không trái với yêu cầu bắt buộc của pháp luật đối với giao dịch đó. Đồng thời, Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 công nhận giao dịch dân sự được thể hiện bằng văn bản mà không đặt ra yêu cầu chung rằng văn bản phải được đánh máy. Vì vậy, một giấy thỏa thuận viết tay có chữ ký của các bên vẫn có thể là tài liệu chứng minh quan trọng nếu nội dung xác định rõ giao dịch và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực.

3. Có cần ghi rõ thời hạn thực hiện trong giấy thỏa thuận dân sự không?

Nên ghi rõ thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc mốc thời gian xác định nghĩa vụ phải hoàn thành. Việc không ghi thời hạn không phải lúc nào cũng làm giao dịch vô hiệu, nhưng có thể gây khó khăn khi xác định thời điểm một bên vi phạm. Điều 278 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về thời hạn thực hiện nghĩa vụ; tùy từng trường hợp, thời hạn có thể do các bên thỏa thuận hoặc được xác định theo quy định pháp luật. Khi nghĩa vụ phải thực hiện trong một thời hạn nhất định nhưng không được thực hiện đúng thời hạn, có thể phát sinh tình trạng chậm thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Do đó, thời hạn càng rõ ràng thì càng thuận lợi cho việc xác định thời điểm hoàn thành nghĩa vụ, thời điểm vi phạm và trách nhiệm phát sinh nếu một bên không thực hiện đúng cam kết.

4. Các bên có được tự sửa đổi nội dung giấy thỏa thuận sau khi đã ký không?

Sau khi văn bản đã được ký và giao dịch có hiệu lực, một bên không thể tự ý thay đổi nội dung làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của bên còn lại. Các bên có thể sửa đổi giấy thỏa thuận sau khi ký nếu có sự thống nhất phù hợp của các bên hoặc có căn cứ theo pháp luật; không nên tự ý gạch, xóa, thay đổi nội dung trên bản đã ký. Như vậy, một bên không được tự ý sửa nội dung giấy thỏa thuận sau khi ký; mọi thay đổi cần được thực hiện minh bạch và có căn cứ pháp lý phù hợp.

5. Khi xảy ra tranh chấp, giấy thỏa thuận dân sự có được sử dụng làm căn cứ giải quyết không?

Khi phát sinh tranh chấp, giấy thỏa thuận có thể là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh nội dung mà các bên đã thống nhất, nhưng không phải cứ có giấy thỏa thuận là mọi yêu cầu của người xuất trình văn bản đương nhiên được chấp nhận. Giấy thỏa thuận dân sự có thể được sử dụng làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật tố tụng; cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ đánh giá văn bản cùng với các chứng cứ khác và toàn bộ tình tiết của vụ việc.

Như vậy, giấy thỏa thuận dân sự có thể là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp, nhưng giá trị chứng minh của văn bản cần được xem xét trong mối liên hệ với các chứng cứ và quy định pháp luật có liên quan.

V. NPLaw hỗ trợ khách hàng xây dựng mẫu giấy thỏa thuận dân sự chặt chẽ, phù hợp với từng trường hợp

Một mẫu giấy thỏa thuận dân sự có sẵn trên Internet có thể giúp các bên hình dung cách trình bày văn bản, nhưng không nên sử dụng máy móc cho mọi giao dịch. Bởi mỗi thỏa thuận có đối tượng, chủ thể, quyền và nghĩa vụ khác nhau nên chỉ một điều khoản thiếu hoặc không rõ ràng cũng có thể tạo ra rủi ro khi thực hiện.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp luật dân sự, NPLaw có thể hỗ trợ khách hàng xác định đúng bản chất của giao dịch, lựa chọn hình thức văn bản phù hợp và xây dựng mẫu giấy thỏa thuận dân sự theo từng trường hợp cụ thể.

Vì vậy, thay vì chỉ tải một mẫu giấy thỏa thuận dân sự có sẵn và điền thông tin, khách hàng nên cân nhắc rà soát nội dung theo đúng tình huống thực tế để hạn chế rủi ro và bảo vệ tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.