Lưu ý pháp lý về mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình

Mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình thường được sử dụng để ghi nhận sự thống nhất về những vấn đề như sử dụng lối đi, ranh giới đất, xây dựng công trình, sử dụng tài sản hoặc thực hiện một nghĩa vụ dân sự nhất định. Tuy nhiên, không phải mọi văn bản mang tên “biên bản cam kết” đều mặc nhiên có giá trị pháp lý như nhau. Bài viết dưới đây của NPlaw phân tích các quy định liên quan để giúp các bên lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình chặt chẽ và phù hợp pháp luật.

I. Những vấn đề cần lưu ý khi lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình

Trước khi lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình, các bên cần xác định rõ nội dung cam kết, người có quyền ký và những thủ tục pháp lý có thể phát sinh từ chính nội dung thỏa thuận.

Trước hết, cần xác định đúng chủ thể có quyền đối với tài sản hoặc quyền lợi được đưa vào biên bản. Việc một người tự nhận là “đại diện hộ gia đình” không đồng nghĩa người đó đương nhiên có quyền quyết định đối với toàn bộ quyền sử dụng đất hoặc tài sản chung của các thành viên. Nếu tài sản thuộc quyền sử dụng, sở hữu của nhiều người thì cần xem xét để những người có quyền cùng ký hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ.

Bên cạnh đó, nội dung cam kết phải được thể hiện cụ thể, rõ ràng và có khả năng thực hiện. Chẳng hạn, nếu hai hộ thỏa thuận về lối đi thì không nên chỉ ghi “Bên A đồng ý cho Bên B đi nhờ” mà cần xác định vị trí lối đi, chiều rộng, chiều dài, mục đích sử dụng, trách nhiệm sửa chữa, chi phí và quyền, nghĩa vụ của từng bên. Nếu cam kết liên quan đến ranh giới đất, nên ghi nhận số thửa, tờ bản đồ, diện tích, vị trí, mốc giới và có sơ đồ hoặc tài liệu kỹ thuật kèm theo khi cần thiết.

Đặc biệt, nếu nội dung thỏa thuận thực chất làm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền đối với bất động sản, các bên không nên cho rằng chỉ cần ký một tờ giấy là hoàn tất. Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự bằng văn bản phải tuân thủ hình thức mà luật yêu cầu trong trường hợp pháp luật quy định công chứng, chứng thực hoặc đăng ký. Đối với quan hệ đất đai, còn phải xem xét các quy định tương ứng của Luật Đất đai về đăng ký biến động.

Như vậy, một mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình chỉ thực sự an toàn khi xác định đúng người có quyền, mô tả cụ thể nội dung cam kết và thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý bắt buộc đối với giao dịch cụ thể.

II. Khái niệm về mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình

Để sử dụng đúng mẫu và tránh nhầm lẫn với hợp đồng hoặc biên bản hòa giải, trước hết cần hiểu bản chất pháp lý của biên bản cam kết giữa hai hộ gia đình.

1. Mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình được hiểu như thế nào?

Pháp luật dân sự không quy định một loại văn bản độc lập có tên chính thức là “mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình”. Trên thực tế, đây thường là cách gọi đối với văn bản ghi nhận sự thống nhất, thỏa thuận hoặc cam kết của hai bên về một vấn đề cụ thể.

Chẳng hạn, hai hộ gia đình có thể lập văn bản để xác nhận việc sử dụng một lối đi, thống nhất mốc giới giữa hai thửa đất, cam kết không xây dựng lấn sang phần đất của nhau, thỏa thuận sửa chữa công trình hoặc cam kết thực hiện nghĩa vụ bồi thường. Tên gọi của văn bản không phải yếu tố duy nhất quyết định bản chất pháp lý. Nếu nội dung văn bản thể hiện sự thỏa thuận nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thì về bản chất có thể được xem xét như một giao dịch dân sự hoặc hợp đồng. 

Do đó, khi lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình, cần quan tâm đến nội dung và hậu quả pháp lý của thỏa thuận thay vì chỉ dựa vào tên gọi của văn bản.

2. Nội dung cơ bản của mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình gồm những gì?

Một mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình cần được xây dựng dựa trên vấn đề cụ thể mà các bên muốn thỏa thuận, nhưng về cơ bản phải đủ thông tin để xác định chủ thể, đối tượng, quyền và nghĩa vụ của từng bên.

Phần đầu văn bản nên ghi rõ thời gian, địa điểm lập biên bản và thông tin của hai bên. Tùy trường hợp, thông tin có thể bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, địa chỉ và tư cách tham gia của từng người. Phần trọng tâm phải xác định rõ các bên cam kết làm gì, không làm gì, thực hiện trong thời hạn nào, ai chịu chi phí và hậu quả khi vi phạm. Trường hợp có tài liệu, hình ảnh, sơ đồ hoặc giấy tờ liên quan thì nên ghi rõ tài liệu nào là bộ phận kèm theo biên bản. Cuối cùng, văn bản cần có nội dung về hiệu lực, số lượng bản, phương thức sửa đổi, giải quyết tranh chấp và chữ ký của những người có quyền liên quan.

Như vậy, nội dung của mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc thực hiện và chứng minh ý chí của các bên khi có tranh chấp.

3. Việc lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình có ý nghĩa gì?

Việc lập văn bản giúp hai hộ gia đình ghi nhận chính thức nội dung đã thống nhất, hạn chế tình trạng mỗi bên hiểu khác nhau về phạm vi quyền và nghĩa vụ. Về phương diện pháp lý, văn bản có thể là tài liệu chứng minh ý chí và sự thỏa thuận của các bên nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Vì vậy, ý nghĩa lớn nhất của biên bản là ghi nhận rõ ràng sự thống nhất và nghĩa vụ của các bên, nhưng giá trị pháp lý cuối cùng vẫn phải được đánh giá dựa trên nội dung và loại giao dịch cụ thể.

III. Quy định pháp luật về mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình

Pháp luật Việt Nam thừa nhận quyền tự do thỏa thuận trong quan hệ dân sự, nhưng quyền này phải được thực hiện trong khuôn khổ pháp luật và không được xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể khác.

1. Hai hộ gia đình có được tự thỏa thuận và lập biên bản cam kết không?

Hai hộ gia đình được tự thỏa thuận và lập biên bản cam kết. Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện và chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận; mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội thì có hiệu lực thực hiện đối với các bên. Đồng thời, Điều 10 Bộ luật Dân sự 2015 quy định việc thực hiện quyền dân sự không được xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. 

Theo đó, hai hộ có thể tự lập văn bản về những vấn đề như lối đi, ranh giới, sửa chữa công trình, trách nhiệm bồi thường hoặc các nghĩa vụ dân sự khác, miễn là nội dung thuộc phạm vi quyền của các bên và không trái quy định pháp luật. Tuy nhiên, nếu nội dung thỏa thuận thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu một hình thức hoặc thủ tục đặc biệt thì các bên vẫn phải thực hiện đúng yêu cầu đó.

Như vậy, hai hộ gia đình được quyền tự thỏa thuận và lập biên bản cam kết, nhưng quyền tự thỏa thuận luôn bị giới hạn bởi điều cấm của luật, đạo đức xã hội và quyền, lợi ích hợp pháp của người khác.

2. Người ký mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình cần có tư cách và thẩm quyền như thế nào?

Người ký mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình phải có năng lực phù hợp và có quyền quyết định đối với vấn đề được đưa vào thỏa thuận.

Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định một trong những điều kiện để giao dịch dân sự có hiệu lực là chủ thể phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập. Do đó, không nên mặc nhiên hiểu rằng người được gọi là “chủ hộ” có quyền ký thay cho tất cả thành viên trong mọi trường hợp. Nếu quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản thuộc nhiều người thì cần xác định đầy đủ những người có quyền. Trường hợp một người ký thay phải có căn cứ đại diện hoặc ủy quyền phù hợp. Đặc biệt đối với đất hoặc tài sản chung của vợ chồng, đồng chủ sở hữu hoặc nhiều người cùng có quyền, việc để tất cả người có quyền liên quan cùng ký sẽ giúp hạn chế tranh chấp về sau.

Như vậy, người ký biên bản phải có quyền đối với nội dung cam kết hoặc có thẩm quyền đại diện hợp lệ; chỉ căn cứ vào danh xưng “đại diện hộ” là chưa đủ trong mọi trường hợp.

3. Nội dung cam kết giữa 2 hộ gia đình cần đáp ứng những yêu cầu gì để được pháp luật công nhận?

Nội dung cam kết phải cụ thể, hợp pháp, có khả năng thực hiện và được xác lập trên cơ sở tự nguyện.

Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực phù hợp, tham gia hoàn toàn tự nguyện, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Điều 119 tiếp tục quy định giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; nếu luật quy định giao dịch phải được thể hiện bằng văn bản, công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì phải tuân thủ quy định đó.

Vì vậy, nội dung cam kết không nên sử dụng những câu quá chung chung, không xác định được phạm vi nghĩa vụ. Ví dụ, thay vì ghi “hai bên thống nhất không tranh chấp ranh giới”, nên ghi rõ ranh giới nằm ở đâu, được xác định bằng mốc nào, trách nhiệm của mỗi bên và phương án xử lý nếu phát sinh thay đổi. Đồng thời, cam kết không được nhằm chuyển giao hoặc xác lập một quyền mà người ký không có quyền định đoạt, cũng không được xâm phạm quyền của người thứ ba.

Có thể thấy, một nội dung cam kết rõ ràng và hợp pháp là điều kiện quan trọng để văn bản có khả năng được công nhận và sử dụng làm căn cứ bảo vệ quyền lợi của các bên.

4. Mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình có bắt buộc công chứng, chứng thực không?

Không phải mọi mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình đều bắt buộc công chứng hoặc chứng thực. Yêu cầu về hình thức phải được xác định dựa trên bản chất của giao dịch và quy định pháp luật áp dụng. Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng văn bản và chỉ phải công chứng, chứng thực hoặc thực hiện hình thức đặc biệt khác khi pháp luật có quy định.

Do đó, một biên bản chỉ ghi nhận sự thống nhất về một vấn đề sinh hoạt hoặc một cam kết dân sự thông thường không đương nhiên phải công chứng, chứng thực. Ngược lại, nếu nội dung biên bản thực chất là giao dịch về quyền sử dụng đất, nhà ở hoặc tài sản mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải thực hiện đúng hình thức tương ứng.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình

Trong thực tế, các tranh chấp giữa hộ liền kề thường phát sinh từ lối đi, ranh giới đất hoặc việc thực hiện không đúng những gì đã thống nhất. Dưới đây là những vấn đề thường được quan tâm khi lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình.

1. Hai hộ gia đình có thể tự lập mẫu biên bản cam kết về việc sử dụng chung lối đi không?

Hai hộ có thể lập văn bản để ghi nhận việc thống nhất sử dụng lối đi, miễn là người ký có quyền đối với phần đất liên quan và nội dung thỏa thuận không trái pháp luật.

Để hạn chế tranh chấp, biên bản nên mô tả cụ thể vị trí lối đi, chiều dài, chiều rộng, điểm đầu, điểm cuối, mục đích sử dụng, việc đi bộ hay sử dụng phương tiện, trách nhiệm bảo quản, sửa chữa và phân bổ chi phí. Trường hợp thỏa thuận không chỉ là sự cho phép sử dụng tạm thời mà thực chất xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền đối với bất động sản liền kề, các bên cần tiếp tục xem xét quy định của pháp luật đất đai về đăng ký và quyền đối với thửa đất liền kề. Việc lập văn bản riêng giữa hai hộ không đương nhiên thay thế thủ tục đăng ký quyền đã được pháp luật quy định.

Vì vậy, hai hộ hoàn toàn có thể tự lập biên bản về lối đi, nhưng nếu thỏa thuận tạo ra quyền pháp lý gắn với bất động sản thì cần thực hiện thêm các thủ tục tương ứng.

2. Mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình về ranh giới đất có giá trị pháp lý không?

Mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình về ranh giới đất có giá trị pháp lý, nhưng cần phân biệt giữa giá trị chứng minh sự thỏa thuận và việc làm thay đổi thông tin pháp lý của thửa đất.

Một biên bản được lập hợp pháp, có chữ ký của những người có quyền và thể hiện rõ việc hai bên thống nhất về mốc giới có thể là tài liệu chứng minh ý chí của các bên. Tuy nhiên, việc ký biên bản không tự động làm thay đổi diện tích, ranh giới hoặc thông tin đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký.

Tóm lại, biên bản cam kết về ranh giới đất có thể là chứng cứ quan trọng về sự thỏa thuận của hai hộ nhưng không mặc nhiên thay thế hồ sơ, thủ tục đất đai cần thiết để xác lập hoặc thay đổi thông tin pháp lý của thửa đất.

3. Biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình chỉ có chữ ký của đại diện hộ có được không?

Biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình chỉ có chữ ký của đại diện hộ vẫn có thể có hiệu lực, nhưng không phải cứ chỉ có chữ ký của “đại diện hộ gia đình” thì biên bản cam kết đương nhiên ràng buộc tất cả thành viên trong hộ. Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, khi hộ gia đình tham gia quan hệ dân sự, các thành viên là chủ thể xác lập, thực hiện giao dịch hoặc có thể ủy quyền cho một người đại diện. 

Do đó, biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình có thể chỉ do đại diện của mỗi hộ ký, nhưng để bảo đảm giá trị ràng buộc đối với các thành viên, nên có căn cứ đại diện/ủy quyền hợp lệ và ghi rõ trong biên bản: người ký là ai, đại diện cho những ai, căn cứ đại diện và phạm vi cam kết. Nếu nội dung liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản chung hoặc nghĩa vụ quan trọng của hộ thì việc để các thành viên có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cùng ký hoặc có văn bản ủy quyền rõ ràng sẽ an toàn hơn.

4. Một bên không thực hiện đúng cam kết thì bên còn lại có thể khởi kiện không?

Một bên không thực hiện đúng cam kết thì bên còn lại có thể khởi kiện, nếu văn bản đã xác lập một nghĩa vụ dân sự có hiệu lực và bên có nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng.

Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015 quy định bên có nghĩa vụ mà vi phạm nghĩa vụ thì phải chịu trách nhiệm dân sự đối với bên có quyền; trường hợp vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại thì còn phải xem xét trách nhiệm bồi thường theo quy định pháp luật. Điều 360 Bộ luật Dân sự 2015 quy định trường hợp có thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ thì bên có nghĩa vụ phải bồi thường toàn bộ thiệt hại, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.

Tùy nội dung cam kết, bên bị vi phạm có thể yêu cầu bên kia thực hiện nghĩa vụ, chấm dứt hành vi vi phạm, khắc phục hậu quả hoặc bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ. Nếu thương lượng, hòa giải không giải quyết được tranh chấp, bên có quyền có thể yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự. Tuy nhiên, trước khi khởi kiện cần kiểm tra giá trị pháp lý của chính biên bản, thẩm quyền của người ký, nội dung nghĩa vụ và chứng cứ chứng minh việc vi phạm.

Như vậy, một bên có thể khởi kiện khi bên còn lại vi phạm cam kết, nhưng khả năng bảo vệ quyền lợi phụ thuộc trước hết vào hiệu lực của thỏa thuận và chứng cứ chứng minh quyền, nghĩa vụ cũng như hành vi vi phạm.

5. Có thể thay đổi nội dung mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình sau khi đã ký không?

Có thể thay đổi nội dung mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình sau khi đã ký nếu các bên cùng thống nhất sửa đổi nội dung và việc sửa đổi không vi phạm quy định pháp luật.

Theo Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể thỏa thuận sửa đổi hợp đồng. Nếu thỏa thuận ban đầu thuộc trường hợp phải tuân thủ hình thức nhất định thì việc sửa đổi cũng cần được xem xét theo yêu cầu về hình thức tương ứng. Trong thực tế, các bên không nên tự ý tẩy xóa, viết đè hoặc sửa nội dung trên bản đã ký. Cách an toàn hơn là lập biên bản sửa đổi, bổ sung hoặc văn bản mới, trong đó ghi rõ nội dung nào được thay đổi, nội dung nào giữ nguyên và thời điểm áp dụng. Nếu nội dung sửa đổi liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc thông tin đã đăng ký thì ngoài việc hai bên thống nhất, cần xem xét thêm thủ tục đất đai tương ứng.

Do đó, việc thay đổi biên bản hoàn toàn có thể thực hiện nhưng phải dựa trên sự thống nhất của các bên và tuân thủ hình thức, thủ tục pháp luật bắt buộc nếu có.

V. NPLaw hỗ trợ tư vấn và lập mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình

Một mẫu biên bản cam kết giữa 2 hộ gia đình tưởng như đơn giản nhưng nếu nội dung liên quan đến đất đai, lối đi, ranh giới, tài sản chung hoặc nghĩa vụ bồi thường thì việc sử dụng một mẫu có sẵn trên Internet có thể không đủ để bảo vệ quyền lợi của các bên.

Với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực dân sự, đất đai và giải quyết tranh chấp, NPLaw có thể hỗ trợ khách hàng rà soát tình trạng pháp lý, xác định người có quyền ký, tư vấn nội dung cam kết, soạn thảo hoặc chỉnh sửa biên bản và tư vấn thủ tục công chứng, chứng thực, đăng ký cần thiết tùy từng trường hợp.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.