Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế cần lưu ý gì?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế là căn cứ quan trọng để các bên ghi nhận việc kết thúc quan hệ hợp tác và thống nhất cách xử lý các quyền, nghĩa vụ còn tồn đọng. Việc lập biên bản đúng nội dung giúp hạn chế tranh chấp và bảo đảm quyền lợi của các bên sau khi hợp đồng chấm dứt.

I. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế có ý nghĩa gì trong việc kết thúc quan hệ hợp tác giữa các bên?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế giúp các bên chính thức ghi nhận việc kết thúc quan hệ hợp tác trên cơ sở tự nguyện và thống nhất. Văn bản này đồng thời xác định thời điểm chấm dứt, tình trạng thực hiện nghĩa vụ, các khoản thanh toán, bàn giao và trách nhiệm còn lại, qua đó tạo căn cứ rõ ràng để hạn chế tranh chấp về sau.

II. Tìm hiểu về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế

Để hiểu rõ giá trị và cách sử dụng biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế, cần xem xét khái niệm, các trường hợp nên lập biên bản và điểm khác biệt với biên bản thanh lý hợp đồng.

1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế là gì?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế là văn bản được các bên lập và thống nhất nhằm ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng trước đó, đồng thời xác định thời điểm chấm dứt và cách xử lý các quyền, nghĩa vụ còn tồn tại. Nội dung biên bản thường thể hiện tình trạng thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán, bàn giao tài sản, xử lý công việc còn lại và trách nhiệm của các bên sau khi chấm dứt.

Về bản chất, đây là căn cứ thể hiện sự thống nhất của các bên về việc kết thúc quan hệ hợp đồng, giúp làm rõ phạm vi nghĩa vụ đã hoàn thành và những vấn đề cần tiếp tục thực hiện sau khi hợp đồng chấm dứt.

2. Trong những trường hợp nào các bên nên lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế nên được lập khi các bên thống nhất kết thúc hợp đồng và cần ghi nhận rõ tình trạng thực hiện cũng như trách nhiệm còn lại. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Các bên cùng thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận.
• Một bên không còn nhu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng và được bên còn lại đồng ý.
• Việc tiếp tục thực hiện hợp đồng không còn phù hợp do thay đổi nhu cầu kinh doanh, phương án hợp tác hoặc điều kiện thực tế.
• Các bên đã hoàn tất phần công việc chính nhưng vẫn còn nghĩa vụ cần xác nhận, như thanh toán, bàn giao tài sản, hồ sơ hoặc xử lý công nợ.
• Các bên muốn ghi nhận rõ việc kết thúc quan hệ hợp đồng để làm căn cứ đối chiếu, quyết toán và hạn chế tranh chấp sau này.

Việc lập biên bản trong những trường hợp trên giúp các bên thống nhất cụ thể về thời điểm chấm dứt và cách xử lý các quyền, nghĩa vụ còn tồn tại, từ đó hạn chế phát sinh tranh chấp.

3. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế khác gì với biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế?

Hai loại biên bản đều được sử dụng để ghi nhận việc kết thúc quan hệ hợp đồng nhưng có trọng tâm khác nhau. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế chủ yếu ghi nhận sự thống nhất của các bên về việc kết thúc hợp đồng, thời điểm chấm dứt, lý do và trách nhiệm còn lại. Trong khi đó, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế tập trung xác nhận kết quả thực hiện, tình trạng thanh toán, công nợ, bàn giao tài sản và các nghĩa vụ liên quan.

Vì vậy, biên bản chấm dứt có thể được lập khi hợp đồng chưa hoàn thành nhưng các bên thống nhất kết thúc trước hạn; còn biên bản thanh lý thường gắn với việc đối chiếu, quyết toán các nghĩa vụ đã phát sinh. Trên thực tế, các bên có thể kết hợp nội dung chấm dứt và thanh lý trong cùng một văn bản nếu phù hợp với thỏa thuận.

III. Quy định của pháp luật về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế

Để bảo đảm việc chấm dứt hợp đồng được thực hiện đúng quy định và hạn chế tranh chấp, các bên cần lưu ý những quy định pháp luật liên quan đến thỏa thuận chấm dứt, nghĩa vụ còn lại và trách nhiệm khi vi phạm thỏa thuận.

1. Các bên cần giải quyết những vấn đề gì trước khi ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế?

Trước khi ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế, các bên nên thống nhất và xử lý đầy đủ những vấn đề còn tồn tại để tránh tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc, cụ thể:

• Thời điểm chấm dứt hợp đồng: Xác định rõ ngày hợp đồng chấm dứt và phạm vi nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thời điểm này.
• Khối lượng công việc đã thực hiện: Đối chiếu kết quả thực hiện, xác nhận phần công việc đã hoàn thành và phần còn chưa thực hiện.
• Nghĩa vụ thanh toán: Xác định số tiền đã thanh toán, khoản còn phải thanh toán, thời hạn và phương thức thanh toán.
• Bàn giao tài sản, hồ sơ: Thống nhất việc hoàn trả hoặc bàn giao tài sản, hàng hóa, tài liệu và các hồ sơ liên quan.
• Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại: Xác định trách nhiệm của mỗi bên nếu trước thời điểm chấm dứt đã phát sinh hành vi vi phạm hoặc thiệt hại.
• Các nghĩa vụ còn tiếp tục sau chấm dứt: Làm rõ những cam kết vẫn phải thực hiện như bảo mật thông tin, thanh toán công nợ, bảo hành hoặc giải quyết khiếu nại.
• Cam kết về tranh chấp: Ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quyền, nghĩa vụ và thỏa thuận cách xử lý nếu còn vấn đề chưa được giải quyết.

Việc thống nhất rõ các nội dung trên giúp biên bản phản ánh đúng tình trạng thực tế của hợp đồng và tạo căn cứ xác định trách nhiệm của các bên sau khi chấm dứt.

2. Một bên không thực hiện đúng nội dung đã thỏa thuận trong biên bản chấm dứt hợp đồng kinh tế bị xử lý như thế nào?

Nếu một bên không thực hiện đúng nội dung đã cam kết trong biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế thì tùy tính chất nghĩa vụ và thỏa thuận của các bên, bên vi phạm có thể phải chịu trách nhiệm dân sự. Theo Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, bên có nghĩa vụ mà vi phạm nghĩa vụ thì phải chịu trách nhiệm dân sự; trường hợp vi phạm gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định.

Trường hợp biên bản có thỏa thuận về phạt vi phạm, bên bị vi phạm có thể yêu cầu áp dụng khoản phạt theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015. Nếu phát sinh thiệt hại thực tế do hành vi vi phạm, bên bị vi phạm có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định về trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ. Đối với quan hệ thương mại, các bên còn có thể áp dụng chế tài theo Luật Thương mại 2005, trong đó Điều 300 quy định về phạt vi phạm và Điều 302 quy định về bồi thường thiệt hại.

Do đó, khi một bên vi phạm biên bản chấm dứt, bên còn lại có thể yêu cầu thực hiện đúng cam kết, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc áp dụng phương thức giải quyết tranh chấp đã được các bên thỏa thuận.

3. Tranh chấp phát sinh từ biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế được giải quyết tại cơ quan nào?

Tranh chấp phát sinh từ biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế có thể được giải quyết theo phương thức mà các bên đã thỏa thuận. Căn cứ Điều 317 Luật Thương mại 2005, tranh chấp thương mại được giải quyết bằng thương lượng, hòa giải, Trọng tài hoặc Tòa án.

Trường hợp lựa chọn Tòa án, nếu tranh chấp phát sinh từ hoạt động kinh doanh, thương mại thuộc phạm vi quy định tại Điều 30 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi 2025) thì thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án. Trường hợp các bên có thỏa thuận trọng tài hợp lệ thì tranh chấp có thể được giải quyết tại Trọng tài theo thỏa thuận.

Vì vậy, trước khi xác định cơ quan giải quyết, cần kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng ban đầu và biên bản chấm dứt để xác định đúng Tòa án hay Trọng tài có thẩm quyền.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế

Việc chấm dứt hợp đồng kinh tế có thể kéo theo nhiều vấn đề liên quan đến nghĩa vụ thanh toán, trách nhiệm của các bên và xử lý tranh chấp. Dưới đây là một số thắc mắc thường gặp cần lưu ý.

1. Có thể chấm dứt hợp đồng kinh tế khi một phần nghĩa vụ chưa được hoàn thành không?

Có, hợp đồng kinh tế vẫn có thể được chấm dứt khi một phần nghĩa vụ chưa hoàn thành, nếu các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và thỏa thuận rõ cách xử lý phần nghĩa vụ còn lại.

Căn cứ khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt “theo thỏa thuận của các bên”. Quy định này không đặt điều kiện rằng các bên phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ trước khi thỏa thuận chấm dứt.

Do đó, khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt, các bên nên ghi nhận cụ thể phần nghĩa vụ đã thực hiện, phần chưa thực hiện và phương án xử lý như thanh toán công nợ, bàn giao tài sản, hoàn trả hồ sơ hoặc bồi thường, phạt vi phạm nếu có. Đối với nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi hợp đồng chấm dứt, cần quy định rõ thời hạn và trách nhiệm thực hiện để tránh tranh chấp.

2. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế có làm chấm dứt nghĩa vụ thanh toán giữa các bên không?

Không, biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế không mặc nhiên làm chấm dứt nghĩa vụ thanh toán giữa các bên. Theo khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt theo thỏa thuận của các bên; tuy nhiên, việc chấm dứt hợp đồng và việc xử lý các nghĩa vụ đã phát sinh là hai vấn đề cần được thỏa thuận rõ.

Đặc biệt, khoản 1 Điều 280 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nghĩa vụ trả tiền phải được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn, địa điểm và phương thức đã thỏa thuận. Vì vậy, nếu tại thời điểm chấm dứt vẫn còn khoản tiền phải thanh toán thì biên bản cần ghi rõ số tiền còn nợ, thời hạn, phương thức thanh toán và trách nhiệm khi chậm thanh toán.

Do vậy, để tránh tranh chấp, các bên nên ghi nhận cụ thể trong biên bản việc đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán hay còn công nợ phải tiếp tục thực hiện; chỉ khi có thỏa thuận rõ về việc miễn, giảm hoặc chấm dứt nghĩa vụ thanh toán thì nghĩa vụ này mới được xử lý tương ứng.

3. Có cần lập biên bản nếu hợp đồng kinh tế đã được thực hiện xong toàn bộ không?

Không bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng nếu hợp đồng kinh tế đã được các bên thực hiện đầy đủ toàn bộ nghĩa vụ. Căn cứ khoản 1 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi “hợp đồng đã được hoàn thành”.

Tuy nhiên, các bên vẫn nên lập biên bản xác nhận hoàn thành hoặc thanh lý hợp đồng nếu cần ghi nhận rõ việc đã hoàn tất công việc, thanh toán, bàn giao tài sản, hồ sơ và không còn nghĩa vụ liên quan. Văn bản này cũng có thể là căn cứ đối chiếu, chứng minh khi phát sinh tranh chấp sau này. Việc lập biên bản là cần thiết nếu hợp đồng ban đầu hoặc thỏa thuận của các bên có quy định về việc phải lập văn bản xác nhận, thanh lý.

Như vậy, việc lập biên bản trong trường hợp này chủ yếu nhằm xác nhận và lưu lại kết quả thực hiện hợp đồng, chứ không phải điều kiện bắt buộc để hợp đồng chấm dứt khi các nghĩa vụ đã được hoàn thành.

4. Sau khi ký biên bản, các bên có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại theo hợp đồng không?

Có, việc ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng không đồng nghĩa với việc bên bị vi phạm mất quyền yêu cầu bồi thường, nếu trước thời điểm chấm dứt đã phát sinh thiệt hại do hành vi vi phạm hợp đồng và các bên không có thỏa thuận loại trừ trách nhiệm này.

Theo khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt theo thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, việc chấm dứt hợp đồng cần được phân biệt với việc giải quyết các trách nhiệm đã phát sinh trước thời điểm chấm dứt.

Đối với hợp đồng thương mại, Điều 302 và Điều 303 Luật Thương mại 2005 quy định về bồi thường thiệt hại và căn cứ phát sinh trách nhiệm bồi thường. Theo đó, bên vi phạm có thể phải bồi thường tổn thất thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm, khi đáp ứng các điều kiện luật định.

Vì vậy, biên bản chấm dứt nên ghi rõ việc các bên đã giải quyết hay chưa giải quyết các khoản phạt, bồi thường và nghĩa vụ còn tồn tại. Nếu biên bản xác nhận các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ và không còn bất kỳ yêu cầu nào liên quan đến hợp đồng, việc yêu cầu bồi thường sau đó có thể gặp khó khăn; ngược lại, nếu quyền yêu cầu bồi thường được bảo lưu thì bên bị thiệt hại vẫn có cơ sở yêu cầu theo quy định pháp luật.

5. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế có giá trị chứng cứ khi giải quyết tranh chấp thương mại không?

Có. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế có thể được sử dụng làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp thương mại, nếu đáp ứng các điều kiện về chứng cứ theo pháp luật tố tụng.

Căn cứ Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi 2025), chứng cứ là những gì có thật được đương sự hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân giao nộp, xuất trình cho Tòa án và được sử dụng để xác định tình tiết khách quan của vụ án, cũng như tính có căn cứ, hợp pháp của yêu cầu hoặc phản đối.

Đồng thời, khoản 1 Điều 94 và khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi 2025) quy định tài liệu đọc được là một nguồn chứng cứ và được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao được công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.

Chính vì vậy, biên bản được các bên ký kết hợp lệ có thể là căn cứ để chứng minh ý chí chấm dứt hợp đồng, thời điểm chấm dứt, các nghĩa vụ đã giải quyết và trách nhiệm còn lại của mỗi bên. Tuy nhiên, việc biên bản có giá trị chứng minh đến đâu còn phụ thuộc vào nội dung, tính xác thực, tính liên quan và các tài liệu, chứng cứ khác trong vụ tranh chấp.

V. NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế như thế nào?

NPLaw có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình xử lý biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế, từ rà soát căn cứ chấm dứt, kiểm tra các quyền và nghĩa vụ còn tồn tại đến soạn thảo, đàm phán nội dung biên bản và đánh giá rủi ro pháp lý. Đồng thời, NPLaw có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý công nợ, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và các tranh chấp phát sinh sau khi chấm dứt hợp đồng. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn hoặc hỗ trợ xử lý biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng kinh tế, có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn và đưa ra phương án phù hợp.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.